Содержание:
История идеи
В целях минимизации рутинных простых задач в части бухгалтерского учета первичных данных, формирования, согласования и подписания актов выполненных работ по оказанным услугам и работам, в 2019 году перед Обществом была поставлена задача по автоматизации процесса согласования и подписания актов выполненных работ (далее - АВР).
Автоматизации процесса формирования, согласования и подписания актов выполненных работ позволила бы выполнять обработку документов с большей скоростью, сортировку по категориям и департаментам с пересылкой по назначенным маршрутам-подписантам, создать возможность удаленной работы с документами, учитывая отдаленность и расположение ПСП по всей Атырауской области, сократить физическое перемещение документа до адресата с исключением возможной порчи целостности самого документа и обеспечить полную конфиденциальность и сохранность информации.
Работы по разработке проекта
Немаловажным толчком к созданию автоматизированной системы АВР является приверженность приоритетов Общества к целям по ускоренной технологической модернизации экономики, указанных в Послании Президента Казахстана «Цифровизация Казахстана: новые горизонты роста».
В своем Послании Президент страны отметил, что приоритетное развитие не только касается подъема экономики, но и цифровизации производственных процессов, внедрение цифровых технологий в ресурсные базы современного государство. В этой связи Глава государства поставил задачу по развитию новых индустрий, которые создаются с применением цифровых технологий. С учетом вышеизложенного, перед проектной командой стояла большая задача по тщательной оценке всех возможных рисков, преимуществ и недостатков проекта. Было проведено детальное обследование рынка цифровых сервисов на наличие аналогичных систем, в дальнейшем предотвращающих возникновение неоправданно больших расходов, на исправление в последствии допущенных ошибок, неисправностей, сбоя системы, постоянных проблем и внутренних конфликтов.
Внедрение
Так начались работы по первостепенным потребностям Общества. Обязательным условием было создание компетентной службы поддержки и сопровождения, способной оперативно отвечать на все вопросы пользователей и быстро устранять возникающие проблемы в работе с системой, а также содержания в актуальном состоянии эксплуатационной документации – регламентов, инструкций, памяток. Другими словами, началась трансформация уже существующих бизнес-процессов в цифровой формат. Для нивелирования этих недостатков необходимо было правильно спланировать внедрение системы, подготовить и обучить команду проекта, привлечь профессиональных аналитиков и методологов систем электронного документооборота, а также обеспечить работоспособные и отказоустойчивые IT-ландшафт и каналы связи. В части информационной поддержки и обеспечения выступил департамент автоматизации производства и информационных технологий, в части формирования «скелета» самой программы - департамент перспективного развития.
Работа по внедрению автоматизированной системы согласования актов выполненных работ и услуг началась в конце 2019 году и заняла 2 месяца.
С начала 2020 года начались работы по проверке работоспособности программы внутри IT архитектуры Общества. Каждые несоответствия, сбои и комментарии по работе были учтены и фиксировались для улучшения системы.
Развитие
Для получения автоматизированной системы за основу было взяты различные методики и подходы к управлению. Гибкая методология разработки agile позволила определить приоритеты программы – это удовлетворение потребностей Общества за счёт ранней и бесперебойной поставки ценного программного обеспечения, возможность вносить изменения даже в конце разработки программы, определенное количество заинтересованных людей, простота в работе.
Со структуры управления Scrum был взят формат создания ценности с помощью адаптивных решений комплексных проблем. Данный подход определяет минимально необходимый набор мероприятий, артефактов, ролей, на которых строится процесс Scrum -разработки, позволяющий за фиксированные небольшие промежутки времени, называемые спринтами (sprints), предоставлять конечному пользователю работающий продукт с новыми бизнес-возможностями, для которых определён наибольший приоритет. Методология базируется на командной работе и позволяет снижать риски за счет быстрого реагирования и получения обратной связи, часто методом проб и ошибок
Вышеуказанные методологии были изучены департаментом перспективного развития и предоставлены разработчику программного обеспечения с учетом внутренних требований процессов Общества. Весной 2020 года в связи с распространением коронавирусной инфекции и в условиях самоизоляции, срочной организации удаленных рабочих мест и «домашних» офисов, использование и внедрение электронного документооборота в повседневные бизнес-процессы стало не просто новой тенденцией, а уже укрепившейся реальностью. Естественно, главное преимущество системы АВР заключалось в том, что подписание и согласование актов, их обмен и передача занимали считаные минуты, при этом каждый документ является юридически значимым и на 100% подлинным, так как заверен электронной цифровой подписью. В условиях действующих ограничений использование такой возможности упростило рабочий процесс, повысило скорость формирования, подписания документов, позволило производить оплату за оказанные услуги и работы подрядным организациям, не замедляя и не нарушая качества бизнес -процессов внутри Общества.
Операционное управление
На сегодняшний день система для согласования актов выполненных работ и услуг АО "Эмбамунайгаз" функционально развивается новыми модулями, которые покрывают потребность не только финансового сектора, но и других департаментов.
С 2022 года произведён переход на более обновленную систему АВР+, внесены изменения в части оформления доходных договоров, где Общества предоставляют свои услуги; обновлен дизайн системы, функционал по созданию консолидированного отчета в разрезе существующих договоров, актов, периода и т.д. Изменения больше коснулись оптимизации структуры АВР+ для увеличения производительности системы, которая была проведена с использованием новых технологий веб – приложений, безопасности авторизаций и верификаций акта.
До конца года планируется развить систему АВР+ в соответствии с требованиями, сформированными в начале года и добавлением новых модулей. В этом году было решено приобрести систему у разработчиков, которая позволит нам предоставить конкурентно- имиджевый продукт, работающий согласно внутренним бизнес – процессам, а подрядным организациям предоставлять акты в онлайн-формате.
